გადახდების ავტომატური და მრავალდონიანი დადასტურება
Approval Request (დამტკიცების მოთხოვნა) არის კორპორატიული ფინანსების მართვის ვებპლატფორმა: გადახდის განაცხადები მრავალდონიანი დამტკიცებით, ბიუჯეტი ფაქტთან შედარებით, სახელფასო ანალიზი და ორმხრივი ინტეგრაცია ERP (რესურსების მართვის) სისტემასთან. ერთიანი სისტემა — გეგმიდან ბანკის დავალებამდე.
ქაოტური მიმოწერის დასასრული — ხარჯების მართვის ერთიანი ციფრული რეესტრი
გადახდების შეთანხმების პროცესი, როგორც წესი, მიმოფანტულია ელექტრონულ ფოსტაში, მესენჯერებსა და ზეპირ შეთანხმებებში. „Approval Request“ ამ ქაოსს ერთ სივრცეში აწესრიგებს და კრებს ერთიან რეესტრში, სადაც ყოველ გადადგმულ ნაბიჯს აქვს თავისი კონკრეტული ავტორი, ფიქსირებული დრო და ოფიციალური საფუძველი.
ვის მიერ იქნა დამტკიცებული ესა თუ ის ფინანსური ოპერაცია.
ყოველი დოკუმენტი ავტომატურად აერთიანებს ოთხივე საჭირო ხელმოწერას, სადაც ზუსტად ფიქსირდება პასუხისმგებელი პირის ვინაობა და დასტურის დრო. ხოლო განაცხადის უარყოფის შემთხვევაში, სისტემაში სავალდებულოდ ჩაიწერება, თუ კონკრეტულად რომელმა ხელმძღვანელმა თქვა უარი და რა მიზეზით მოხდა გადახდის დაბლოკვა.
ბიუჯეტი ასახულია Excel-ში, ფაქტობრივი ხარჯები კი — ERP სისტემაში.
ფინანსური გეგმა და ფაქტობრივი ხარჯები ავტომატურად ერთიანდება ერთ ცხრილში, თვეების ჭრილში. ნებისმიერ მაჩვენებელზე დაწკაპუნებით, სისტემა მომენტალურად გიშლით დეტალურ სურათს — თუ რომელი კონკრეტული გადახდებისგან შედგება ეს ციფრი.
დამტკიცებული გადახდა ERP სისტემაში ხელით შეგყავთ, რაც იწვევს დროის კარგვას, პროცესის შეფერხებას და შეცდომის დაშვების რისკს.
სინქრონიზაცია სრულად ავტომატურია. დამტკიცებული განაცხადი ERP სისტემაში იმავე წამს საგადახდო დავალებად იქცევა, ხოლო ცნობარები ორივე მხარეს იდენტურია.
ხელმძღვანელი მივლინებაშია, რის გამოც გადახდები მისი დაბრუნების მოლოდინში ჩერდება და ბიზნესპროცესები ფერხდება.
განაცხადების დამტკიცება შესაძლებელია ნებისმიერი ბრაუზერიდან, მათ შორის მობილური ტელეფონითაც. გადაუდებელ მოთხოვნებს კი ავტომატურად ენიჭება პრიორიტეტის ნიშანი და ისინი სიის თავში თავსდება.
შვიდი მოდული, ერთი შესვლა
შესაბამისი პირები ხედავენ მხოლოდ იმ განყოფილებებს, რომლებზეც წვდომა აქვთ.
გადახდები
განაცხადების რეესტრი შექმნიდან გადახდის ფაქტამდე.
- მომწოდებლის და თანამშრომლის გადახდა
- მრავალვალუტიანი, კურსით და ლარის ეკვივალენტით
- დოკუმენტების მიმაგრება განაცხადზე
- დადასტურების წერილების ჯგუფური დაგზავნა
- ბრუნვის ანგარიში პერიოდზე
ბიუჯეტი
წლიური გეგმა დეპარტამენტებისა და კონკრეტული ხარჯების მიმართულებების მიხედვით.
- გეგმა vs ფაქტი თვეების მიხედვით
- ბიუჯეტის ცვლილებების ისტორია
- ბიუჯეტის დაცვა ცვლილებებისგან.
- ხარჯების დეტალიზაცია დოკუმენტებამდე
ხელფასები
სახელფასო ანალიზი დეპარტამენტისა და თანამშრომლის ჭრილში.
- დარიცხვა, გამოქვითვა, საპენსიო, საშემოსავლო
- წმინდა ანაზღაურება — ფიქსირებული და ცვლადი
- სამი ხედი: სრული, შემოკლებული, HP
- წვდომა მხოლოდ დაშვებულ დეპარტამენტებზე
ცნობარები
ერთიანი ბაზა, რომელიც ERP-სთან ავტომატურად ცვლის მონაცემებს.
- მომწოდებლები — ს/ნ-ის შემოწმებით
- ხელშეკრულებები
- საბანკო ანგარიშები
- ვალუტები და კურსები
დინამიური ანგარიშგება
ანგარიშის შაბლონები, რომლებსაც ფინანსური გუნდი თავად აწყობს.
- შაბლონების კონსტრუქტორი
- Excel-ის იმპორტი და ექსპორტი
- ცალკე უფლება — ნახვა და რედაქტირება
წვდომა და როლები
ვის რა შეუძლია — დეპარტამენტამდე დაზუსტებით.
- დამტკიცების უფლება: დონე + დეპარტამენტი
- ბიუჯეტისა და ხელფასის დეპარტამენტები ცალკე
- დაშვებული საბანკო ანგარიშები
რამდენიმე კომპანია
ერთი პლატფორმა ჰოლდინგის რამდენიმე იურიდიულ პირზე.
- კომპანიებს შორის მარტივი გადართვა ერთი შესვლით.
- თითოეულ კომპანიაში წვდომის ინდივიდუალური უფლებები.
- მონაცემები სრულად გამიჯნულია
სისტემა თავად წყვეტს ვისი ხელმოწერაა საჭირო თანხის მიხედვით,
ხარჯვის ყოველ კატეგორიას აქვს ოთხი წინასწარ განსაზღვრული ზღვრული თანხა. ახალი განაცხადის შექმნისას სისტემა თავად ადარებს მოთხოვნილ თანხას ამ ლიმიტებს და ავტომატურად განსაზღვრავს საჭირო ხელმოწერების რაოდენობას. პროცესი სრულად დამოუკიდებელია — დამტკიცების გზას ხელით არავინ ნიშნავს.
დეპარტამენტის პასუხისმგებელი პირი ადასტურებს, რომ ხარჯი საჭიროა და ბიუჯეტში ჯდება.
ირთვება, როცა თანხა მუხლის მეორე ზღვარს გადააჭარბებს.
მესამე დონის ხელმძღვანელს შეუძლია განაცხადი დამატებით გადააგზავნოს მეოთხე დონეზე, მიუხედავად იმისა, ითხოვს თუ არა ამას გადარიცხვის თანხა.
მსხვილი გადახდების დამტკიცება. ბოლო დონის ხელმოწერის შემდეგ, განაცხადი ავტომატურად იძენს სტატუსს „დამტკიცებული“ და პირდაპირ იგზავნება ERP სისტემაში.
როგორ მუშაობს ლიმიტები
მოცემული ზღვრები მაგალითისთვისაა მოცემული — თითოეული ხარჯვითი კატეგორიისთვის ლიმიტები სრულიად დამოუკიდებლად ინიშნება. ამასთანავე, ცალკეული მუხლი შესაძლებელია საერთოდ გათიშოთ დამტკიცების პროცესიდან.
| თანხა | საჭირო ხელმოწერები | ტიპური ვადა |
|---|---|---|
| ≤ 1 000 ₾ | მხოლოდ დონე 1 | იმავე დღეს |
| 1 000 – 10 000 ₾ | დონე 1 + 2 | იმავე დღეს |
| 10 000 – 50 000 ₾ | დონე 1 + 2 + 3 | 1 სამუშაო დღე |
| > 50 000 ₾ | ოთხივე დონე | 1–2 სამუშაო დღე |
გეგმური ბიუჯეტისა და რეალური ხარჯების ერთიანი კონტროლი
საერთო ცხრილში ერთმანეთს ავტომატურად უთანაბრდება დაგეგმილი ბიუჯეტი და რეალურად დახარჯული თანხები, რაც თვეების მიხედვით, ცალკეულ კატეგორიებად არის დაშლილი. ყოველი რეალური ხარჯი სისტემაში თავისით, უკვე დამტკიცებული გადარიცხვებიდან გროვდება.
ბიუჯეტში შეტანილი ნებისმიერი ცვლილება მკაცრად კონტროლდება: სისტემა იმახსოვრებს, თუ ვინ, როდის და რა თანხით ჩაასწორა გეგმა. თვის ბოლოს კი, მონაცემების დაცვის მიზნით, კონკრეტული განყოფილება ან პერიოდი იკეტება, რაც შემდგომში ყოველგვარ თვითნებურ ჩარევას გამორიცხავს.
ცხრილში მოცემულ ნებისმიერ ციფრზე დაწკაპუნებით, თქვენ მომენტალურად ხედავთ იმ საგადახდო დავალებების სიას, რომლებმაც ეს ჯამი შეადგინა. ამის წყალობით, კითხვა — „კონკრეტულად რაში დაიხარჯა ეს ფული?“ — ერთი ხელის დაჭერით, დაუყოვნებლივ იხურება.
ავტომატური ორმხრივი სინქრონიზაცია ERP სისტემასთან
ERP პროგრამაში ყენდება სპეციალური მოდული, რომელიც თავად აფიქსირებს ნებისმიერ ცვლილებას და ინფორმაციას ავტომატურად უცვლის ჩვენს პლატფორმას. ყველა საჭირო ცნობარი პირდაპირ ERP-დან მოდის, ხოლო ჩვენს სისტემაში დამტკიცებული გადახდები უკან, ბუღალტერიაში ბრუნდება მზა საგადახდო დავალებების სახით.მონაცემთა გაცვლა ეფუძნება ცვლილებების სპეციალურ რეგისტრს, რაც იმას ნიშნავს, რომ სინქრონიზდება მხოლოდ ახალი ან განახლებული ინფორმაცია. ინტერნეტის ხარვეზის ან სხვა მიზეზით წარუმატებელი გაგზავნის შემთხვევაში, დოკუმენტი არ იკარგება — ის რჩება სპეციალურ რიგში და ავტომატურად გაიგზავნება ხელახლა, კავშირის აღდგენისთანავე.
- ცნობარები: მომწოდებლები, ხელშეკრულებები, საბანკო ანგარიშები, ვალუტები, დეპარტამენტები, ფულადი ნაკადის მუხლები
- ოპერაციები: გადახდები და მათი სტატუსები, ბიუჯეტის ჩანაწერები, ხარჯის ფაქტი
- სახელფასო: თანამშრომლები, დარიცხვის კომპონენტები, თვიური ჩანაწერები
რას იძენს კომპანია
ხარჯების კონტროლი ფულის დახარჯვამდე
ფინანსური ლიმიტები მოქმედებს განაცხადის შექმნისას და არა თვის ბოლოს. მსხვილი გადახდა ვერ გაივლის საჭირო ხელმძღვანელების ხელმოწერისა და ავტორიზაციის გარეშე.
სრული აუდიტის კვალი
ყოველ გადახდაზე ცნობილია ვინ მოითხოვა, ვინ დაამტკიცა, რა თარიღში და რა დოკუმენტის საფუძველზე.
ბიუჯეტი რეალურ დროში
გეგმის შესრულება ჩანს მიმდინარე თვეშივე, რაც საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ გადაწყვეტილებები თვის დახურვის მოლოდინის გარეშე.
ბუღალტერიის დატვირთვა მცირდება
დამტკიცებული განაცხადი ERP სისტემაში თავისით ჩნდება, ამიტომ მონაცემების ორმაგი შეყვანა ხელით აღარ არის საჭირო.
პროცესი არ ჩერდება
დამტკიცება ბრაუზერიდან და ტელეფონიდან. ხელმძღვანელის ფიზიკური ყოფნა აღარ არის აუცილებელი.
სხვადასხვა კომპანია ერთ სისტემაში
რამდენიმე კომპანიის მართვა, სრულად გამიჯნული მონაცემებითა და ყველასთვის ერთიანი, გამართული პროცესით.
დანერგილი და მუშა ტექნოლოგიები
სისტემა მუშაობს ბრაუზერში, ამიტომ მისი კომპიუტერებზე დაყენება საჭირო არ არის. გადახდების სიას აქვს ცალკე მობილური ხედი, ხოლო ნებისმიერი ცხრილი მარტივად გადმოიწერება Excel-ში.
პლატფორმის ინტერფეისი ამჟამად ინგლისურენოვანია, თუმცა ყველა ძირითადი მონაცემი — დეპარტამენტები, ხარჯვის კატეგორიები და პარტნიორები — ქართულად ჩანს, ზუსტად ისე, როგორც თქვენს ERP-შია შეყვანილი. მრავალენოვნების ფუნქციონალი ჩაშენებულია და ქართული ლოკალიზაცია ეტაპობრივად ინერგება.
ტექნოლოგიები: .NET · React · PostgreSQL · ERP Extension · REST API · Docker · JWT + refresh · API-key ინტეგრაცია.
ნახეთ სისტემა თქვენს მონაცემებზე
დემოზე გაჩვენებთ, როგორ გამოიყურება თქვენი პროცესები რეალურ ინტერფეისში. კითხვებზე იმავე შეხვედრაზე ვპასუხობთ.